Регистрация онлайн-кассы в налоговой

Читайте, как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой. С нашей пошаговой инструкцией вы сделаете это самостоятельно и быстро.

Содержание:

• Шаг 1. Регистрация онлайн-кассы в ИФНС
• Шаг 2. Фискализация онлайн-кассы
• Шаг 3. Регистрация у оператора фискальных данных
• Шаг 4. Завершение регистрации в ИФНС
• Шаг 5. Тестовая продажа

Регистрация онлайн кассы: пошаговая инструкция

Если вам нужно зарегистрировать онлайн-кассу, вы можете выбрать один из двух вариантов:

• Обратиться к одному из множества посредников, которые за плату оказывают услуги подключения кассы,
• Зарегистрировать кассу самостоятельно.

Мы покажем по шагам, как зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС и сэкономить на услугах посредников.

Процедура регистрации включает пять шагов:

1. Подача заявления на регистрацию кассы в ИФНС,
2. Фискализация кассы,
3. Подключение ККТ в личном кабинете оператора фискальных данных (ОФД),
4. Завершение регистрации кассы,
5. Тестовая продажа и проверка чека на сайте ОФД.

Обратите внимание: порядок регистрации может отличаться в зависимости от того, какого оператора фискальных данных и какую модель кассового аппарата вы выбрали. Ниже мы покажем отличия.

До начала подключения ККМ нужно провести предварительную подготовку. Во-первых, зарегистрировать личный кабинет на сайте ФНС. Это делать необязательно, документы для регистрации онлайн-кассы вы сможете подать и в бумажном виде. Но через личный кабинет это сделать намного удобнее.

Чтобы воспользоваться личным кабинетом, необходимо получить в одном из удостоверяющих центров электронно-цифровую подпись. А к ней потребуется установить на свой компьютер программу криптозащиты. Если вы отправляете отчетность по электронным каналам, то электронно-цифровая подпись и средство криптозащиты у вас уже есть. Дополнительно ничего приобретать не понадобится.

В-третьих, нужно выбрать оператора фискальных данных и посетить его сайт. Выше мы сказали, что порядок регистрации может отличаться у разных ОФД. Например, одни операторы предлагают заключить договор на ОФД до начала регистрации кассы в ФНС. Для заключения договора с другими операторами потребуется регистрационный номер кассы. То есть договор заключается уже после подачи заявления в ФНС. Поэтому мы рекомендуем ознакомиться с инструкцией по регистрации кассы на сайте выбранного ОФД на предварительном этапе.

Список операторов фискальных данных размещен на сайте ФНС. Последний раз список обновляли 05.04.2018г., вы можете скачать его у нас:

Список операторов фискальных данных>>> 

Далее смотрите пошаговую инструкцию по регистрации онлайн-кассы.

Шаг 1.

Регистрация онлайн-кассы в налоговой начинается с подачи заявления. Есть два варианта оформления и подачи:

• На бумаге,
• В электронном виде.

Бумажный вариант

Если вы подаете заявление на бумаге, порядок действий будет таким:

• Заполнить два экземпляра заявления о регистрации кассы,
• Передать заявление в ИФНС, например, лично посетить налоговую инспекцию. Если вы сдаете отчетность по электронным каналам, то этим же способом можно отправить заявление. Заявление можно подавать в любую ИФНС, даже не свою (п.4 ст.4.2 закона 54-ФЗ от 22.05.2003г.),
• Налоговики проверят заявление. Если ошибок не выявят, то отдадут один экземпляр с регистрационным номером,
• С полученным регистрационным номером нужно провести фискализацию кассы, при этом будет напечатан отчет о регистрации. С распечатанным отчетом нужно снова посетить ИФНС, чтобы завершить процедуру регистрации. На завершение дается только один рабочий день,
• По итогам проверки отчета о фискализации инспекторы сформируют карточку регистрации ККТ,
• Затем останется заключить договор с оператором фискальных данных, зарегистрировать у него свою кассу и сделать тестовую продажу.

Неудобство бумажного варианта заключается в том, что вам придется как минимум дважды посетить ИФНС или принести кассовый аппарат с собой. Ведь между получением регистрационного номера и завершением регистрации может пройти не более одного рабочего дня. Но в некоторых случаях регистрация кассы онлайн в личном кабинете ФНС невозможна по техническим причинам, тогда приходится подавать заявление на бумаге.

Бланк заявления для регистрации онлайн-кассы утвержден Приказом ФНС России от 29.05.2017 N ММВ-7-20/484@, скачать его вы можете у нас:

Бланк заявления для регистрации онлайн-кассы>>> 

Бланк используется не только для постановки ККМ на учет, но и для перерегистрации онлайн-кассы, например, если изменился адрес ее установки.

Бланк регистрации онлайн-кассы>>> 

Заявление можно заполнить ручкой синего или черного цвета или распечатать на принтере. Заполняйте все поля без пропусков, незаполненные поля прочеркивайте. Страницы заявления можно печатать на одной стороне листа. Помарки и исправления не допускаются.

Регистрация на сайте ФНС

Второй вариант – подать заявление на регистрацию кассы онлайн в личном кабинете на сайте ФНС.

Это наиболее удобный вариант не только потому, что не нужно посещать налоговую инспекцию. Но еще и потому, что форма для заполнения заявления содержит подсказки и выпадающие списки, что облегчает оформление. Проверка данных происходит уже при заполнении, это исключает ошибки и ускоряет процесс регистрации.

Зайдите в личный кабинет на сайте ФНС, откройте раздел «Учет контрольно-кассовой техники»:

В этом разделе вы увидите все свои кассы. Если вы регистрируете свою первую кассу, список будет пустым. Нажмите кнопку «Зарегистрировать ККТ», затем выберите способ оформления заявления:

• Заполнить вручную – вы перейдете в форму для заполнения заявления онлайн,
• Загрузить из файла – можно будет скачать и заполнить заявление, а потом загрузить его в личный кабинет.

Выберите «Заполнить вручную» и начинайте заполнять заявление прямо в личном кабинете. Укажите адрес установки кассового аппарата. Все данные выбираются из федерального адресного классификатора, вручную заполнять ничего не нужно.

• В поле «Наименование места установки ККТ» можно писать произвольный текст, это название «для нас»,
• Модель кассового аппарата можно посмотреть в его паспорте или на корпусе самого аппарата. Наименование модели писать тоже не потребуется, его нужно выбрать из списка,
• После ввода модели потребуется ввести заводской номер. Он тоже указан в документах ККТ или на корпусе самого аппарата. Введите номер и нажмите кнопку «Выбор». Система проверит, включена ли данная касса в реестр доступных ККТ. Если окажется, что номер введен неверно, его можно сразу исправить,
• Затем укажите модель и заводской номер фискального накопителя. Все данные система проверяет автоматически и сразу выдает сообщение, если обнаружена ошибка. Ее можно сразу исправить.

На этом этапе могут возникнуть сложности при заполнении адреса, если его не окажется в федеральном адресном классификаторе.

Как зарегистрировать кассу онлайн ФНС по шагам>>> 

Затем укажите особенности применения ККТ:

• ККТ предназначена для работы в автономном режиме,
• ККТ используется для расчетов через интернет,
• ККТ предназначена для печати БСО.

Если ни один из вариантов к вам не относится, ничего не отмечайте. После этого выберите из списка оператора фискальных данных, а его ИНН подставится автоматически.

После заполнения заявление можно просмотреть, распечатать, подписать и отправить. В списке ваших ККТ появится новый кассовый аппарат, и ему будет присвоен регистрационный номер. Не теряя времени, переходите ко второму шагу.

Шаг 2. Фискализация онлайн-кассы

Фискализацию кассы нужно провести в течение одного рабочего дня, именно столько действителен регистрационный номер кассы. У разных кассовых аппаратов процедура фискализации может отличаться, поэтому необходимо изучить инструкцию завода-изготовителя.

Например, фискализация некоторых кассовых аппаратов производится с помощью специальной утилиты, которая устанавливается с диска. Диск идет в комплекте к ККМ. У других касс фискализация проводится в окне настроек, где есть кнопка «Зарегистрировать».

В процессе фискализации важно правильно ввести данные:

• Наименование организации,
• Адрес установки кассы,
• Регистрационный номер кассы,
• Наименование оператора фискальных данных,
• Система налогообложения.

Если данные введены неверно, исправить их нельзя, фискальный накопитель будет испорчен. Рекомендуем внимательно проверить введенные данные. После нажатия кнопки «Выполнить» записываются данные в фискальный накопитель и касса печатает отчет о регистрации.

Если у вас не получилось напечатать отчет о регистрации, обратитесь в техническую поддержку производителя кассового аппарата. Не теряйте времени, у вас есть только один рабочий день для передачи отчета в ФНС.

Шаг 3. Регистрация у оператора фискальных данных

Если этап фискализации прошел успешно, переходите на сайт оператора фискальных данных. Если вы уже заключили договор, заходите в личный кабинет. Если договора еще нет, заключите его. Обычно для заключения договора ОФД просят ввести наименование вашей организации, ваш телефон и электронную почту.

Выше мы говорили о том, что у каждого ОФД процесс подключения ККТ может отличаться. В общих чертах порядок такой:

• В личном кабинете найдите кнопку «Подключить ККТ»,
• Укажите модель и заводской номер ККТ и фискального накопителя, регистрационный номер, полученный в ФНС,
• Нажмите кнопку «Зарегистрировать» или «Сохранить».

Затем на сайте ОФД нужно зайти в раздел «Проверка чека» и проверить свой чек о подключении кассы у ОФД.

Некоторые операторы фискальных данных объединяют второй и третий шаг регистрации онлайн-кассы. В личный кабинет нужно зайти сразу после первого шага, то есть получения регистрационного номера. После нажатия кнопки «Подключить ККТ», нужно выбрать из списка свою модель кассы. Фискализация и подключение к ОФД произведутся одновременно за один шаг прямо в личном кабинете. Таким образом, утилита или окно настроек ККМ не понадобится.

Шаг 4. Завершение регистрации в ИФНС

Снова зайдите в личный кабинет на сайте ФНС в раздел «Учет ККТ». Нажмите на регистрационный номер кассы, затем «Завершить регистрацию». В открывшейся форме введите данные из отчета о регистрации, которые ККМ распечатала на шаге 2. Важно точно перенести в форму дату и время из отчета о регистрации:

Нажмите «Подписать и отправить». Затем перейдите в список документов, отправленных в ФНС, там вы найдете карточку регистрации ККМ.

Шаг 5. Тестовая продажа

Сама процедура регистрации онлайн-кассы на сайте ФНС уже завершена на шаге 4. Однако будет не лишним убедиться, что касса подключена правильно, и регистрация прошла успешно. Для этого можно сделать тестовую продажу.

Снова понадобится инструкция производителя ККМ. Некоторые производители предлагают сделать тестовую продажу с помощью драйвера ККМ. Другие советуют открыть смену, сделать продажу и возврат на одну копейку.

Если все работает правильно, то на сайте оператора фискальных данных появится чек тестовой продажи. Если чек не отображается, придется обратиться в техническую поддержку ОФД.

Последнее действие – оплатить услуги оператора фискальных данных, если вы не сделали это на предыдущих этапах. Теперь вы зарегистрировали свою кассу и можете приступать к работе.